④外国人材雇用後の必須手続きとは？ハローワーク・入管への届出マニュアル
- 1 日前
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更新日：20 時間前
外国人材を新しくチームに迎える際、企業には法的に定められた大切な2つの手続きがあります。初めて担当される方にとっては「難しそう」と感じるかもしれませんが、ポイントを押さえて順番に進めれば確実に対応可能です。
本記事では、担当者様が迷わずスムーズに手続きを完了できるよう、具体的な手順や必要な事前準備を分かりやすく丁寧に解説いたします。安心して雇用をスタートできるよう、一緒に確認していきましょう。
【目次】
【ここを確認！外国人雇用の必須手続き3つの要約】
【ハローワークへの届出（全員必須）】
「労働施策総合推進法」に基づき、雇い入れたすべての外国人労働者を対象に行います。雇用保険の有無によって期限（翌月10日まで、または翌月末日まで）が変わりますが、原則として添付書類は不要です。
【入管への届出（就労ビザのみ対象）】
「出入国管理及び難民認定法（入管法）」に基づき、正社員など就労ビザを持つ方が対象となります。入社後14日以内に、企業と外国人本人の「双方」が届け出る必要があり、オンラインであれば添付書類は不要です。
【申請方法の選択肢と事前準備】
どちらの手続きも「オンライン・郵送・窓口」からご都合に合わせて選べます。オンラインは便利ですが、事前のID取得に日数がかかる場合があるため、ゆとりを持ったスケジュールでのご準備をおすすめいたします。
💡 人事・採用担当者様へ
「手続きが複雑でよくわからない」「日々の業務が忙しくて手が回らない」とお悩みの場合は、無理をせず専門家にご相談いただくのが確実です。当事務所（山本行政書士事務所）では、面倒な届出のサポートやビザの手続きを丸ごと代行しております。お急ぎの方や確実な手続きをお求めの方は、記事末尾の無料相談窓口よりお気軽にお問い合わせください。
【1】ハローワークと入管の届出の違いと「添付書類」
【早見表】
まずは全体像と、一番気になる「添付書類の有無」を把握しましょう。どちらか一方ではなく「両方」必要なケースが多いため、手続き漏れを防ぐためにもご自身の採用ケースがどこに当てはまるかご確認ください。
比較項目 | ① ハローワークへの届出（外国人雇用状況の届出） | ② 入管への届出（所属機関等に関する届出） |
根拠法令 | 労働施策総合推進法 | 出入国管理及び難民認定法 |
主な目的 | 適切な雇用対策の推進、不法就労の防止 | 外国人の在留状況や所属機関の正確な把握 |
対象の外国人 | 原則すべての方（特別永住者・外交・公用を除く） | 就労ビザを持つ方（技術・人文知識・国際業務など） ※永住者、配偶者、留学生のアルバイト等は対象外 |
提出義務者 | 企業（事業主）のみ | 企業 および 外国人本人の双方 |
提出期限 | 【雇用保険あり】雇い入れの翌月10日まで 【雇用保険なし】雇い入れの翌月末日まで | 事由発生（入社・退社）から14日以内 |
添付書類の原則 | 原則不要 ※雇用保険加入時は管轄により労働条件通知書等が必要 | 一切不要（雇用契約書なども不要） ※郵送申請の場合のみ、在留カードのコピー等が必要 |
申請方法の選択肢 | オンライン(e-Gov等) / 郵送 / 窓口 | オンライン(電子届出システム) / 郵送 / 窓口 |
【2】手続き①：ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」完全ガイド
外国人を雇い入れた時、および退職した時に必須となる手続きです。対象者が「雇用保険に加入するか・しないか」で手順が分かれます。
パターンA：雇用保険に加入する場合（正社員・フルタイムなど）
週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある方が対象です。提出期限は雇い入れた日の翌月10日までとなります。
💬 現場のリアルな声（実務での注意点）
「GビズIDを郵送申請する場合、印鑑証明書の取得や郵送の往復で想定より日数がかかることがあります。採用が決まり次第、ゆとりを持って早めに登録を始めるのが安心です。」
📌 添付書類について
外国人特記事項に関する添付書類：不要です。
雇用保険加入に関する添付書類：管轄ハローワークの運用により、労働基準法に基づく「労働条件通知書（雇用契約書）」等の添付を求められることがあります。
💻 選択肢①【オンライン申請手順】e-Gov（イーガブ）を使用
e-Govを利用するには、企業向けの共通認証「GビズIDプライム」が事前に必要です。
GビズIDプライムの取得（初回のみ）
方法A：オンライン完結（代表者のマイナンバーカードがある場合）
スマホに「GビズIDアプリ」を入れ、パソコンで申請情報を入力後、アプリでマイナンバーカードを読み取れば最短即日で発行されます。
方法B：郵送申請（一般的な法人の場合）
パソコンで「登録申請書」を作成・印刷して実印を押印し、発行から3ヶ月以内の「印鑑証明書」の原本を必ず同封してGビズID運用センターへ郵送します（約1〜2週間で発行）。
e-Govでの実際の届出
e-Gov電子申請サイトへGビズIDでログインし、「雇用保険被保険者資格取得届」を選択します。事業所情報や本人情報を入力後、画面下部の外国人専用入力欄に、在留カードを見ながら「国籍・地域」「在留資格」「在留期間」「在留カード番号（12桁）」「資格外活動許可の有無」を正確に入力します。送信し、後日マイページで「資格取得等確認通知書」をダウンロードできれば完了です。
✉️ 選択肢②【郵送での申請手順】
書類と封筒の準備
厚生労働省のサイトから「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」をダウンロードし、必要事項を記入します。記入済みの届出書に加え、公文書返送用の「返信用封筒（切手貼付済・宛名記載）」を必ず同封してください。
郵送
管轄のハローワーク宛てに郵送します。後日、返信用封筒で確認通知書が届けば完了です。
🏢 選択肢③【窓口での申請手順】
郵送時と同様に届出書を記入し、管轄ハローワークの窓口へご提出ください。その際、対象者の在留カードの原本（またはコピー）と労働条件通知書を持参するとスムーズです。
🆘 オンライン申請でお困りの方へ
「審査が間に合わない」「画面操作が複雑でエラーが出る」など、IT手続きにストレスを感じる企業様は非常に多いです。貴重な業務時間を奪われないためにも、手続きの代行は当事務所にお任せください。
パターンB：雇用保険に加入しない場合（留学生のアルバイトなど）
週の所定労働時間が20時間未満のアルバイトの方が対象です。提出期限は雇い入れた日の翌月末日までとなります。
💬 現場のリアルな声（実務での注意点）
「留学生のアルバイトを雇用する際、在留カード裏面下部の『資格外活動許可』の黒印を見落としてしまうケースがあります。不法就労を防ぐためにも、面接時や入社前に必ずご自身の目で原本を確認しましょう。」
💻 選択肢①【オンライン申請手順】外国人雇用状況届出システム
事業主登録（初回のみ）
厚生労働省の専用システムで事業所情報とメールアドレスを入力します。メールに届く仮パスワードで本パスワードを設定すれば即日ID発行が完了します（添付書類不要）。
実際の届出
取得したIDでログインし「雇入れの届出」を選択します。在留カード通りに入力して「登録」を押せば完了です（画像等の添付は不要です）。
✉️ 選択肢②【郵送での申請手順】
ハローワークのサイトから「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」をダウンロードして記入し、管轄のハローワーク宛てに郵送します。公文書の返送はないため返信用封筒は原則不要ですが、受付印のある控えが必要な場合はコピーと返信用封筒を同封してください。
🏢 選択肢③【窓口での申請手順】
記入済みの「様式第3号」と対象者の在留カードのコピーを持参し、管轄のハローワーク窓口へご提出ください。
【3】手続き②：入管への「所属機関等に関する届出」完全ガイド
正社員など、就労ビザを持つ外国人が入退社した際、企業と外国人本人の「双方」が入管へ行う手続きです。
対象者
就労ビザ（技術・人文知識・国際業務、特定技能など）の外国人
対象外（不要）の人
永住者、定住者、日本人の配偶者等、家族滞在、「留学」ビザでのアルバイト
提出期限
事由発生（入社・退社日）から14日以内（厳守）
⚠️ 期限に関するご注意
入管への届出は14日以内と期限が短く設定されています。これを長期間放置してしまうと、次回のご本人のビザ更新時に不許可や期間短縮といった影響が出る可能性があります。確実かつ迅速な手続きを心がけましょう。
💬 現場のリアルな声（実務での注意点）
「入管への届出を郵送で行う際、最寄りの地方入管へ送付してお手続きが進まないケースが発生しがちです。郵送の宛先は全国どこからでも『東京出入国在留管理局』の一括受付となる点にご注意ください。」
💻 選択肢①【オンライン申請手順】出入国在留管理庁電子届出システム
オンラインの場合、添付書類は一切不要です。
利用者情報登録（初回のみ）
システムを開き、企業側は「所属機関等の職員」、本人は「中長期在留者」を選択してIDを取得します。
届出の入力
ログイン後、新たな受け入れ（契約）のメニューを選び、氏名、生年月日、国籍、在留カード番号、入社日を入力して送信すれば完了です。
✉️ 選択肢②【郵送での申請手順】（※宛先に注意！）
書類の準備
法務省のサイトから届出書をダウンロードして記入します。
同封物の準備
記入済みの届出書、対象者の「在留カードのコピー（両面）」、企業が提出する場合は担当者の身分証のコピーを準備します。
郵送
封筒に赤字で「届出書在中」と記載し、以下の専用窓口へ郵送します。
【宛先】〒108-8255 東京都港区港南5-5-30 東京出入国在留管理局 在留管理情報部門 届出受付担当
🏢 選択肢③【窓口での申請手順】
記入済みの届出書を用意し、最寄りの地方出入国在留管理局の窓口へ持参します（窓口は最寄りで可能です）。外国人本人が行く場合は「在留カードの原本」、企業担当者が行く場合は「担当者の身分証」と「対象者の在留カードのコピー」をご提示ください。
【4】事前準備と行動のためのリスト
スムーズにお手続きを進めていただくために、必要な要件と手順をリスト化しました。業務の漏れを防ぐためにお役立てください。
✅ 事前準備と要件確認チェックリスト
在留カード原本の確認
偽造防止等のため、必ずご本人の「原本」を直接確認します。
就労可否の法的確認
入管法に基づく在留資格の種類や、資格外活動許可の有無を把握します。
雇用保険の加入要件の判定
週20時間以上かつ31日以上の雇用見込みがあるか確認します。
労働条件通知書等の整備
労働基準法に則り、必要に応じてハローワークで提示できるよう準備します。
マイナンバーカード等の準備
オンライン申請（GビズID取得等）に備え、代表者のカードや印鑑証明書を用意します。
各手続きの提出期限のスケジュール化
入社日から起算し、14日以内、翌月10日、翌月末の期日をカレンダーに登録します。
✅ 行動と手順用ToDoリスト
入社時の原本確認と写しの保管
在留カードの原本を目視確認し、社内保管用に両面のコピーをとります。
GビズID等システムの初回アカウント登録
オンライン申請を希望される場合、採用決定後すぐに登録を開始します。
入管（出入国在留管理庁）への届出の実施
対象者の場合、入社後14日以内に企業・本人の双方で提出を完了させます。
ハローワークへの外国人雇用状況の届出の実施
雇用保険加入の有無に応じた期日までに、正確な情報を送信します。
税務・社会保険用マイナンバーの適正取得
番号法（マイナンバー法）に基づき、届出とは別に厳重な管理下で収集します。
公文書および受付完了メールの保存
手続き完了後に発行される通知書やメールを、適切に社内フォルダへ保管します。
次回更新や離職時のリマインダー設定
在留期間の満了日や、万が一の退職時に備えた通知をシステム等に設定します。
【5】よくあるご質問（FAQ）
外国人従業員が退職する際も手続きは必要ですか？
はい、必要となります。ハローワークには離職の届出を、入管には離職から14日以内に届出を行うことで、適正な労務管理が保たれます。
在留カードはコピーだけをもらえば手続きできますか？
お手続きの際、必ず入社時にご自身の目で「原本」を直接確認してください。偽造カード等によるトラブルを未然に防ぐためにも、目視確認後にコピーを保管することが大切です。
マイナンバー（個人番号）はこれらの届出に使いますか？
ハローワークや入管への届出自体には直接使用しません。ただし、税務や社会保険のお手続きには別途必要となるため、入社時に適切なセキュリティ下で収集・保管を行ってください。
手続きが期限に遅れた場合、どうなりますか？
ハローワークへの届出が遅れると行政からの指導の対象となる可能性があり、入管への届出漏れは外国人本人の在留資格更新に影響を及ぼす場合がございます。気づいた時点でお早めに対処し、正しい手続きを行いましょう。
留学生のアルバイトも入管への届出が必要ですか？
「留学」ビザでのアルバイトの場合、入管への所属機関に関する届出は不要です。ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」のみ、忘れずに行うようお願いいたします。
■ お問い合わせ・無料相談窓口
本記事では、手続きの全体像から具体的な手順まで解説しましたが、実際の採用現場では「このケースは届出が必要？」「今のビザでこの業務をやらせても法律違反にならない？」など、個別イレギュラーな疑問が次々と発生します。
少しでも迷われたり、面倒な手続きにかける時間を削減して本業に集中したいとお考えの場合は、ぜひ愛媛県西条市の「山本行政書士事務所」へお問い合わせください。全国対応のオンライン相談も承っております。
山本行政書士事務所
（代表：行政書士 山本 克徳）
日本行政書士会連合会 登録番号：第24391384号
愛媛県行政書士会 新居浜・西条支部 会員番号：第1142号
【お電話でのご相談】
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専門家にお任せいただくことで、法令遵守はもちろん、皆様の貴重な時間を大切に守ることができます。皆様からのご連絡を心よりお待ちしております。
【公式情報・参照リンク】
システムのログインや申請書類の作成は、以下の政府公式ページから行えます。
デジタル庁：GビズID公式サイト（アカウント作成）
厚生労働省：「外国人雇用状況の届出」について（ハローワーク関連）
出入国在留管理庁：所属（契約）機関に関する届出（外国人本人用）
出入国在留管理庁：中長期在留者の受入れに関する届出（企業用）
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